תיקון 13 והמסמכים שבמשרד: מה באמת חייבים להשמיד ואיך

בכל משרד בישראל יש פינה אחת שאף אחד לא באמת שם לב אליה. זו הפינה שבה נערמים דפים שיצאו מהמדפסת ולא היו צריכים, טיוטות של חוזים, תלושי שכר שהודפסו פעמיים, רשימות לקוחות שהודפסו לישיבה, וטפסים שמילא מישהו וכבר לא רלוונטיים. רובם מגיעים בסוף לפח המחזור, שלמים לגמרי וקריאים לחלוטין.

מאז אוגוסט 2025, כשתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות נכנס לתוקף, הפינה הזו הפכה לחשיפה כספית אמיתית. במאמר הזה נסביר מה בדיוק השתנה, מה החוק כן דורש ומה הוא לא אומר, ואיך בונים במשרד נוהל השמדת מסמכים פשוט שלא דורש יועץ חיצוני.

מה השתנה בתיקון 13

תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות נכנס לתוקף ב-14 באוגוסט 2025. הוא לא שינה את ההגדרה של מה אסור לעשות עם מידע אישי. מה שהוא כן שינה זה את היכולת של הרשות להגנת הפרטיות לאכוף.

עד התיקון, האכיפה בפועל הייתה מוגבלת מאוד. אחרי התיקון קיבלה הרשות סמכות להטיל עיצומים כספיים מנהליים ישירות, בלי הליך פלילי ובלי תביעה אזרחית. לפי המדריך הרשמי שפרסמה הרשות, הסכומים נעים בטווחים כאלה:

• הפרת חובות אבטחת מידע: בין 20,000 ש"ח לכ-320,000 ש"ח, לפי רמת האבטחה שחלה על המאגר
• אי מינוי ממונה על הגנת הפרטיות במקום שבו הדבר נדרש: בין 20,000 ש"ח לכ-400,000 ש"ח
• עיבוד מידע שלא כדין: חישוב לפי מספר נושאי המידע, עם רצפה של 200,000 ש"ח

לצד זה נקבעו הקלות משמעותיות לעסקים קטנים, שיכולות להגיע להפחתה של עד 70 אחוז מהסכום. גם אחרי ההפחתה, מדובר בסדר גודל שאף עסק קטן לא רוצה לפגוש.

מה נחשב מידע רגיש, ולמה כנראה יש לכם כזה

התיקון הרחיב את ההגדרה של "מידע בעל רגישות מיוחדת". היא כוללת, בין היתר, מידע רפואי, מידע גנטי, נתוני שכר, פעילות פיננסית, נתוני מיקום, מזהים ביומטריים, עבר פלילי, דעות פוליטיות, אמונה דתית, נטייה מינית, מוצא, והערכות אישיות.

עכשיו חשבו רגע על מה מודפס אצלכם במשרד בשבוע ממוצע:

• תלושי שכר ודוחות שכר של עובדים
• טפסי 101 עם מספרי זהות, מצב משפחתי ופרטי ילדים
• אישורי מחלה ומסמכי רפואה תעסוקתית
• קורות חיים של מועמדים שלא התקבלו
• דוחות אשראי, הצעות מחיר ותנאי תשלום של לקוחות
• רשימות לקוחות עם טלפונים וכתובות
• העתקי תעודות זהות שנסרקו לצורך פתיחת חשבון או חוזה

כמעט כל משרד מחזיק לפחות חצי מהרשימה הזו. זה לא עניין של גודל העסק. משרד רואה חשבון עם שלושה עובדים מחזיק יותר מידע רגיש ממפעל עם מאה עובדים.

מה החוק אומר, ומה הוא לא אומר

כאן חשוב להיות מדויקים, כי באינטרנט מסתובבות הרבה כותרות מטעות.

החוק לא קובע שחייבים לגרוס מסמכים. לא בתיקון 13 ולא בתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) משנת 2017. אין בהם סעיף שאומר "יש לגרוס נייר", אין תקן גריסה מחייב, ואין דרישה לרכוש מגרסה. מי שמוכר לכם מגרסה בטענה שהחוק מחייב אותה, מוכר לכם סיפור.

מה שהחוק כן דורש זה הגנה על המידע. תקנה 6 לתקנות אבטחת המידע קובעת שבעל מאגר מידע יבטיח שמערכות המאגר יישמרו במקום מוגן, כלומר שהאבטחה הפיזית היא חלק בלתי נפרד מאבטחת המידע ולא נספח טכני. בנוסף, לרשות יש כיום סמכות להוציא צו להפסקת עיבוד או למחיקת מידע.

המסקנה המעשית פשוטה. החוק מגדיר את התוצאה הנדרשת, לא את הכלי. הוא דורש שמידע אישי לא ידלוף. הוא משאיר לכם לבחור איך להשיג את זה. גריסה היא פשוט הדרך הזולה, המהירה והמוכחת ביותר לעשות את זה עם נייר, ולכן היא הפכה לסטנדרט המקובל. היא אמצעי, לא חובה סטטוטורית.

יש גם נקודה שלא כדאי להתעלם ממנה. מעבר לחוק הגנת הפרטיות קיימות חובות סודיות ענפיות שחלות על מקצועות מסוימים, כמו רופאים, עורכי דין, רואי חשבון וגופים פיננסיים. שם החובה לשמור על חיסיון המסמך היא ישירה ואישית, והיא לא נגמרת ברגע שהמסמך כבר לא נחוץ.

למה הנייר הוא החוליה החלשה

עסקים משקיעים היום הרבה מאוד באבטחת המידע הדיגיטלי. יש סיסמאות, יש הרשאות, יש גיבוי, יש אימות דו שלבי. ואז מישהו מדפיס את אותו מידע בדיוק ומשאיר אותו על מגש המדפסת.

הנייר הוא המקום היחיד שבו המידע קיים בלי שכבת הגנה אחת. אין לו סיסמה, אין לו לוג, אין דרך לדעת מי לקח אותו ומתי, ואין אפשרות למחוק אותו מרחוק. דף שיצא מהמשרד בתוך שקית מחזור יצא לתמיד, ואף אחד לא יידע שזה קרה עד שהוא יצוץ במקום הלא נכון.

זו גם הסיבה שדליפות נייר קשות במיוחד להוכחה ולתיקון. בדליפה דיגיטלית אפשר לשחזר מה נגנב ולהודיע לנושאי המידע. בדליפת נייר אין לכם מושג מה בדיוק היה בערימה.

שבעה סוגי מסמכים שלא צריכים להגיע לפח שלמים

1. כל מסמך עם מספר תעודת זהות. זה המזהה החזק ביותר בישראל והוא לא מתחלף.
2. תלושי שכר ודוחות שכר. נתוני שכר הם מידע בעל רגישות מיוחדת במפורש.
3. קורות חיים של מועמדים שלא התקבלו. מידע אישי שנאסף למטרה שכבר הסתיימה.
4. מסמכים רפואיים מכל סוג, כולל אישורי מחלה ותביעות ביטוח בריאות.
5. דפי בנק, כרטיסי אשראי, הוראות קבע והצעות מימון.
6. רשימות לקוחות, דוחות CRM ודוחות מכירות מודפסים. אלה גם המסמכים שהכי מעניינים מתחרים.
7. טיוטות של חוזים והסכמים. טיוטה חושפת את התנאים שהייתם מוכנים לקבל, וזו לפעמים הפגיעה העסקית הכואבת יותר.

נוהל השמדת מסמכים במשרד בחמישה צעדים

1. הגדירו מה נגרס ומה לא

רשימה של שורה אחת לכל סוג מסמך, תלויה על לוח המודעות ליד המדפסת. הכלל הפשוט ביותר שעובד: אם על הדף מופיע שם של אדם יחד עם עוד פרט כלשהו עליו, הדף נגרס.

2. שימו את המגרסה במקום הנכון

ליד המדפסת, לא בחדר הארכיון. אם צריך ללכת עשרה מטרים כדי לגרוס דף, הדף ייזרק לפח. מיקום המגרסה משפיע על העמידה בנוהל יותר מכל הדרכה.

3. אל תאחסנו מסמכים שמחכים לגריסה

ארגז "לגריסה" שעומד שבועיים במסדרון הוא בדיוק הסיכון שרציתם למנוע, רק מרוכז במקום אחד. גריסה מיידית עדיפה על גריסה מרוכזת.

4. התאימו את רמת האבטחה לסוג המידע

לא כל מסמך צריך את אותה רמת גריסה. חשבונית ספק ותלוש שכר הם שני דברים שונים לגמרי. התקן הבינלאומי DIN 66399 מגדיר שבע רמות אבטחה, מ-P-1 עד P-7, לפי גודל החלקיק שנוצר. הסברנו את כולן במדריך נפרד: תקני DIN לגריסה, מה ההבדל בין P-2 ל-P-7 ואיזו רמה העסק שלך צריך.

5. תעדו שהנוהל קיים

מסמך אחד בן חצי עמוד שאומר מה נגרס, באיזו רמה, מי אחראי ומתי הנוהל עודכן. אם תגיע אי פעם בדיקה, ההבדל בין עסק שיש לו נוהל כתוב לעסק שאין לו הוא ההבדל בין שאלה לתשובה.

איזו מגרסה מתאימה למשרד שלכם

הבחירה נשענת על שלושה משתנים בלבד: כמה דפים ביום, איזו רמת רגישות, וכמה אנשים משתמשים במכשיר. הנה שלוש נקודות התחלה טיפוסיות מתוך קטגוריית המגרסות שלנו.

• מגרסת פתיתים TSC408A. עמדה אישית או משרד קטן מאוד. גריסת פתיתים 4×40 מ"מ, עד 8 דפים בבת אחת, פח 15 ליטר. מתאימה למי שגורס כמה דפים ביום.
• מגרסת נייר Aurora AS350CM. מגרסה מחלקתית עם מגש הזנה אוטומטי עד 350 דפים ורמת אבטחה DIN P-4, מיכל 53 ליטר. מניחים ערימה והולכים.
• מגרסת פתיתים קטנים OFITECH NU2316MCC. גריסה של 2×8 מ"מ, כ-4,000 חלקיקים מכל דף. לעסקים שמטפלים בשכר, ברפואה או בפיננסים.

לא בטוחים בין פתיתים לרצועות? קראו את ההשוואה המלאה בין מגרסת פתיתים למגרסת רצועות לפני שקונים.

שורה תחתונה

תיקון 13 לא חייב אתכם לקנות מגרסה. הוא כן הפך את המחיר של דליפת מידע מסיכון תיאורטי לעיצום כספי מוחשי, ובמקביל הרחיב את ההגדרה של מידע רגיש כך שהיא מכסה כמעט כל משרד בישראל.

מגרסה במשרד היא אחת ההשקעות הזולות ביותר שסוגרות פער אמיתי. היא עולה פחות מכיסא משרדי ופותרת את הנקודה היחידה במשרד שבה מידע אישי יושב בלי שום הגנה.

המאמר הזה הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי. לפני קבלת החלטות בנוגע לעמידת העסק שלכם בדרישות חוק הגנת הפרטיות, מומלץ להיוועץ בעורך דין המתמחה בתחום.

יש לכם שאלה לגבי בחירת מגרסה למשרד? צוות משרדיה זמין בטלפון 072-2506550 או בוואטסאפ 052-4429101.